1. Tee päätös ja valitse uusi kumppani:  Valitse tilitoimisto, joka käyttää nykyaikaista sähköistä taloushallintoa ja tuntee toimialasi erityispiirteet. Kysy referenssejä ja varmista, että palvelu kattaa kaikki tarpeesi palkanlaskennasta raportointiin.

2. Irtisano vanha sopimus kirjallisesti:  Tarkista vanhan sopimuksen irtisanomisehdot. Normaalisti irtisanomisaika on 1–3 kuukautta. Kirjallinen irtisanominen varmistaa, että vastuut ja velvollisuudet siirtyvät oikein.

3. Määrittele siirron ajankohta ja laajuus:  Paras aika vaihtoon on usein kuun vaihde tai vuodenvaihde, mutta vaihto on täysin mahdollinen myös kesken tilikauden. Tärkeintä on, että uusi toimisto saa ajantasaisen tiedon kirjanpidosta tiettyyn päivämäärään saakka, jotta kaikki ilmoitukset ja raportit voidaan hoitaa oikein.

4. Siirrä aineisto ja käyttöoikeudet:  Vanhan tilitoimiston on luovutettava kaikki kirjanpitoaineisto, kuten tositteet, tilitiedot ja kuukausiraportit sekä järjestelmien käyttöoikeudet uudelle tilitoimistolle. Aineiston siirto hoidetaan usein sähköisesti, mutta varmista, että kaikki kauden aikana kertynyt aineisto ja tilinpäätöstä varten tarvittavat tiedot siirtyvät kokonaisuudessaan.

5. Varmista vastuunjako ja seuraa siirtymävaihetta: Siirtymäajan aikana määritelkää selkeästi, kumpi toimisto vastaa mistäkin ilmoituksesta ja velvollisuudesta (esim. tulorekisteri-ilmoitukset). Seuraa ensimmäisten kuukausien aikana, että kaikki tapahtumat kirjautuvat oikein ja raportointi toimii uudessa järjestelmässä.

Lisävinkki! Pidä uusi tilitoimisto ajan tasalla kaikista liiketoiminnan muutoksista ja dokumentoi kaikki sovitut käytännöt. Näin siirtymä sujuu mutkattomasti ja riski virheisiin pienenee.